تصویری که از یک نشست خبری در ذهن من وجود داشت، کنفرانس مطبوعاتی قبل از دیدار دو تیم فوتبال بود. جایی که سرمربی و کاپیتان تیم‌ها در مقابل خبرنگارها پاسخگوی سوالات آنها درباره بازی پیش‌رو و معمولا حواشی باشگاه هستند. با این ذهنیت بود که خودم را در مقام اجرایی برگزاری یک نشست خبری دیدم. همین گوی و همین میدان باعث شد تا ذهنیت خام من به واقعیت و تجربه‌های ارزشمندی تبدیل شود.
معمولا اقدامات اجرایی در برگزاری یک رویداد یا نشست خبری، در ۳ بخش قبل، بعد و حین رویداد تعریف می‌شود. من هم به تفکیک این سه بخش، تجربه‌هایم را نقل می‌کنم و می‌توانید از چک لیست پیش فرض این یادداشت شامل اقدامات لازم برای برگزاری یک نشست خبری استفاده کنید.
قبل از برگزاری نشست خبری
بیشترین اقدامات اجرایی برای برگزاری نشست خبری، مربوط به قبل از آن است. از هماهنگی محل برگزاری تا دعوت از خبرنگارها، همگی باید قبل از برگزاری رویداد انجام شود.
زمان برگزاری: مشخص کردن زمان برگزاری نشست خبری اهمیت ویژه‌ای دارد. برای اینکه پیام به درستی توسط رسانه‌ها پوشش داده شود و به مخاطب منتقل شود، زمان مناسب زمانی است که خبر و رویداد مهم دیگری در جریان نباشد. برای مثال همزمان شدن اخبار و جریانات مربوط به طرح صیانت با تاریخ برگزاری نشست خبری زرین‌پال، باعث شد ما تاریخ این رویداد را تغییر دهیم. همچنین بهتر است در روزهای ابتدایی و وسط هفته نشست خبری برگزار شود. دلیل آن وجود فرصت کافی برای کار شدن اخبار در رسانه‌ها و بیشتر دیده شدن آن است.
محل برگزاری و پذیرایی: در انتخاب محل برگزاری نشست خبری حتما باید نکاتی مانند دسترسی و امکانات در نظر گرفته شود. قابل دسترس بودن از طریق وسایل نقلیه عمومی یا وجود فضای مناسب برای پارک کردن ماشین، نکات ساده اما مهمی هستند. من فکر می‌کنم مناسب‌ترین فضا برای برگزاری، سالن کنفرانس هتل‌ها با امکانات لازم باشند. پذیرایی و سیستم صوتی نیز نسبت به نیاز و بودجه تعیین شده، توسط محل برگزاری آماده می‌شود و فقط نیاز به هماهنگی دارد.
عکاسی و فیلم‌برداری: یکی از تیم‌هایی که باید در نشست خبری حضور فعال داشته باشد، تیم عکاسی و فیلم‌برداری است. ممکن است رسانه‌ها در کنار خبرنگار، عکاس خبری نیز داشته باشند یا از تصاویری که با موبایل گرفته‌اند استفاده کنند، اما ارسال تصاویر نشست خبری برای رسانه‌ها و خبرنگارها از وظایف برگزارکننده نشست خبری است.
محتوای گرافیکی و موارد چاپی: هر رویدادی به تناسب نیاز، به محتوای بصری و گرافیکی برای چاپ نیاز دارد. اگر جایگاه سخنگوها میز و صندلی مشخصی دارد، باید پشت سر آنها بنر نشست خبری قرار بگیرد. اما به جای میز می‌توان از چندین کانتر و یک بنر یکپارچه که بر روی کانترها نصب می‌شود، استفاده کرد. همچنین استفاده از استند برای راهنمایی مهمان‌ها نیز گزینه مناسبی است. اگر دعوتنامه تا حد ممکن ساده و شامل نکات ضروری مانند تاریخ، محل برگزاری و پیام باشد، چشم‌گیرتر است. دعوتنامه‌های کنفرانس‌های شرکت اپل نمونه‌های خوبی برای الگوبرداری هستند.
ارائه و ویدیو: خلاصه‌ای از آنچه که قرار است گفته شود را می‌توان به صورت یک فایل ارائه و در چند اسلاید برای حاضرین در سالن و در حین صحبت‌های سخنگوهای سازمان، نمایش داد. یا اینکه نشست خبری را با نمایش یک ویدیو از آنچه که می‌خواهیم درباره‌اش حرف بزنیم، آغاز کنیم.
هدیه: به منظور قدردانی از مهمان‌ها و خبرنگارانی که قبول زحمت کرده‌اند و در نشست خبری حاضر شده‌اند، مرسوم است که هدیه‌ای به آنها تقدیم شود. این هدیه کاملا براساس میزان بودجه می‌تواند متنوع باشد.
تهیه لیست و دعوت از مهمان‌ها و خبرنگارها: تهیه لیست خبرنگارها و مهمان‌ها به چند عامل مهم وابستگی دارد. به ازای هر نفر، هزینه در پذیرایی و هدایا متفاوت است، پس بودجه در تعداد نفرات دعوتی اثر مستقیم دارد. ظرفیت سالنی که برای برگزاری انتخاب می‌شود نیز می‌تواند محدودکننده یا تعیین‌کننده تعداد نفرات دعوت شده باشد. اما مهم‌تر این است که نسبت به پیام و صنعتی که در آن فعال هستید، باید دید که نیاز به دعوت از چه رسانه‌ها و خبرنگارهایی است تا بر اساس این اولویت، تکلیف موارد دیگر مشخص شود.
با توجه به موارد بالا، لیستی از مهمان‌ها و خبرنگارها آماده می‌شود و مهم‌ترین بخش ماجرا یعنی دعوت از آنها و پیگیری‌های بعد از آن، آغاز می‌شود. بهتر این است که از طریق ارسال پیام متنی و ارسال تصویر دعوتنامه، دعوت انجام شود و در صورت عدم پاسخگویی با تماس تلفنی این کار صورت گیرد.
این موضوع را هم در نظر بگیرید که همواره تعدادی از مدعوین، نمی‌توانند در رویداد حاضر شوند. به همین دلیل می‌توانید بیشتر از ظرفیت پیش‌بینی شده، از مهمان‌ها و خبرنگارها دعوت کنید.
پیشنهاد می‌کنم در هر صنعتی که فعال هستید، ۶۰ تا ۷۰ درصد از ظرفیت‌تان را به رسانه‌های تخصصی آن صنعت اختصاص دهید. چرا که ممکن است با توجه به سطح آگاهی و دانش پایین خبرنگارها نسبت به صنعت شما، کیفیت نشست خبری و پوشش آن در رسانه‌ها دچار آسیب و اُفت شود.
انجام هماهنگی با سخنگوها: بهترین بخش یک نشست خبری پرسش و پاسخ میان خبرنگارها و سخنگوها است. اما حتما باید درباره صحبت‌های ابتدایی و پاسخ پرسش‌های احتمالی، قبل از رویداد هماهنگی لازم با سخنگوهای سازمان صورت گیرد. در غیر این صورت ممکن است پیام اصلی در موضوعات مطرح شده دیگر و حاشیه‌ای، کمرنگ شود.
حین برگزاری نشست خبری
در روز برگزاری نشست خبری، توجه و هماهنگی در جزییات برگزاری برای اجرای درست زمان‌بندی و مواردی که از قبل تدارک دیده شده است، اهمیت بالایی دارد. توصیه می‌کنم حتما یک تیم داخلی یا یک تیم تشریفات در روز رویداد یا نشست خبری حاضر باشد. روز برگزاری رویداد یک روز عملیاتی است.
راهنمایی درست مهمان‌ها و خبرنگارها برای مستقر شدن، پذیرایی شدن، دریافت هدیه و بدرقه آنها می‌تواند تبدیل به تجربه خوب و خوشایندی برای آنها به میزبانی خوب شما شود.
بعد از برگزاری نشست خبری
هدف از برگزاری نشست خبری، پوشش و انتقال پیام در رسانه‌ها است. مهم‌ترین کاری که بعد از نشست خبری باید صورت گیرد، هماهنگی و تعامل با خبرنگاران عزیز برای پوشش خبری رویداد است. خبرنگاران رسانه‌های تخصصی، گزارش اختصاصی خودشان را از رویداد تهیه و منتشر می‌کنند. اما حرفه‌ای‌تر این است که گزارشی کامل از نشست خبری توسط تیم روابط عمومی سازمان شامل متن گزارش و تصاویری که توسط تیم عکاسی گرفته شده است، تهیه شود و برای تمام خبرنگاران حاضر در نشست ارسال شود.
چک لیست اقدامات اجرایی نشست خبری
در انتها تمام مواردی که بالاتر درباره‌شان صحبت شد را می‌توانید به صورت فهرست‌گونه و چک‌لیست، در فایل google sheets دانلود کنید.
این فهرست، یک چک‌لیست پیش فرض است و نسبت به نیازهای هر رویداد می‌تواند کاملا تغییر کند و شخص‌سازی شود.
دانلود چک لیست اقدامات اجرایی برگزاری نشست خبری
طبق معمول در پایان تمام یادداشت‌ها خواهش دارم با نظرات ارزشمندتان از تجربه‌ها و دانش روابط عمومی، حتما به اصلاح و بهبود این یادداشت کمک بزرگی کنید.